Muhasebede Kullanılan Başlıca Belgeler, Özellikleri ve Örnekleri

Ülkemizde ticari hayatın şeffaf bir şekilde yürütülebilmesi, ticari işlemlerin belgelendirilmesi ve yasal zorunlulukların yerine getirilmesi için muhasebe belgeleri büyük bir önem taşır. Bu belgeler ve düzenlenme esasları başta Vergi Usul Kanunu (VUK) olmak üzere Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Sermaye Piyasası Mevzuatında ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

Vergi Usul Kanunu kapsamında işletmelerin düzenlemek ve muhafaza etmek zorunda olduğu başlıca muhasebe belgeleri, özellikleri ve kullanım esasları aşağıda açıklanmıştır:

1. Fatura

Fatura; satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere, malı satan veya işi yapan tüccar tarafından düzenlenerek müşteriye verilen resmi bir belgedir.

• Zorunlu Bilgiler: Düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası; satıcının ve alıcının adı/unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası; malın veya işin cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, teslim tarihi ve sevk irsaliyesi numarası.

• Düzenleme Esasları: Malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün (VUK güncel hükümlerince) içinde düzenlenmelidir. Bu süre geçtikten sonra düzenlenen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Mürekkeple, daktiloyla veya bilgisayarla en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir.

• Uygulama Alanı: 1. ve 2. sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, basit usulde vergilendirilenler ve defter tutan çiftçiler birbirlerine sattıkları mal veya yaptıkları hizmetler için tutarına bakılmaksızın fatura düzenlemek zorundadır. Nihai tüketicilere yapılan satışlarda ise kanunla belirlenen fatura düzenleme sınırının aşılması veya tüketicinin talep etmesi durumunda fatura kesilmesi mecburidir.

2. Sevk İrsaliyesi

Sevk irsaliyesi; satılan ya da taşınan malın bir yerden başka bir yere nakli sırasında araçta bulundurulması zorunlu olan, malın hareketini belgeleyen vesikadır.

• Kullanım Şartları: Mal ister satıcı ister alıcı tarafından taşınsın, malın nakli anında sevk irsaliyesinin düzenlenmesi ve araçta bulundurulması şarttır. Mükellefin şubeleri arası mal sevkinde veya komisyoncuya mal gönderiminde de düzenlenmesi zorunludur.

• Biçimsel Özellikler: Fiyat ve bedel bilgisi hariç, fatura üzerindeki tüm bilgileri ve malın varış adresini içerir. En az 3 nüsha olarak düzenlenir; 2 nüshası mutlaka taşıtta bulundurulur.

• Özel Durumlar:

  • Numune ve Tamir Gönderimleri: Muayene, numune veya tamir/boya gibi işlemler için bir yere gönderilen ve geri getirilen mallar için gidiş ve dönüşte ayrı ayrı irsaliye düzenlenir.

  • Gezici Satışlar: Alıcısı ve miktarı net belli olmayan malların araçla satılmaya çıkarılması halinde "Muhtelif Müşteriler" ibaresiyle tek bir sevk irsaliyesi kesilir ve teslim anında anında fatura düzenlenir.

  • Nihai Tüketici: Perakende satın aldığı malı kendisi taşıyan nihai tüketicilerin fatura veya perakende satış fişini ibraz etmeleri halinde sevk irsaliyesi aranmaz.

3. İrsaliyeli Fatura

Fatura ve sevk irsaliyesinin ayrı ayrı düzenlenmesi yerine, iki belgenin hukuki hükümlerini tek bir evrakta birleştiren belgedir.

• Özellikleri: Mükelleflerin isteğine bağlı bir uygulamadır. Anlaşmalı matbaalara fatura ebadında bastırılır. Üzerinde "Bu belgenin sevk edilen malla birlikte bulunması halinde ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz" ibaresinin yer alması zorunludur.

• Düzenleme Esası: En az 1 asıl 2 örnek (toplam 3 nüsha) olarak malın sevki anında düzenlenir. İki nüshası taşıtta bulundurulur.

4. Taşıma İrsaliyesi

Ücret karşılığında kara, deniz, hava veya demir yoluyla eşya taşıyan nakliyeciler, nakliye komisyoncuları ve acenteleri tarafından düzenlenen belgedir.

• Özellikleri: Kendi öz malını ve aracını taşıyanlar taşıma irsaliyesi düzenlemez. Taşınan malın ticari ya da ev eşyası olması fark etmeksizin ücret karşılığı yapılan tüm taşımalarda zorunludur.

• İçerik: Sürücü adı, araç plakası, taşıyanın vergi bilgileri, malın teslim alındığı tarih, cinsi, miktarı, malı tevdi eden (gönderen) bilgisi ve alınan taşıma ücreti yer alır. 3 nüsha düzenlenir.

• Ambar Tesellüm Fişi: Nakliyat ambarlarına teslim edilen ancak hemen sevk edilmeyen mallar için 3 nüsha "Ambar Tesellüm Fişi" kesilir. Fişin taşıttıranda kalan nüshası taşıma irsaliyesi yerine geçer. Toplu sevkıyatlarda ise ambarlar tarafından liste şeklinde taşıma irsaliyesi düzenlenir.

5. Yolcu Listeleri

Şehirler arası yolcu taşımacılığı yapan işletmeler tarafından her sefer için ayrı ayrı, seri ve sıra numarası takip edecek şekilde düzenlenen belgedir.

• İçerik ve Esaslar: Oturma düzeni planlı olarak gösterilir. İşletmenin vergi bilgileri, taşıtın plakası, sefer tarihi, hareket saati, yolcu sayısı ve toplam hasılat bilgilerini içerir.

• Nüsha Sayısı: En az 3 nüsha (bilet acente veya komisyoncu tarafından kesiliyorsa 4 nüsha) düzenlenir. Bir nüsha iş yerinde saklanır, iki nüshası araçta bulundurulur.

6. Günlük Müşteri Listeleri

Otel, motel, pansiyon gibi konaklama tesisi işleten mükelleflerin tutmak zorunda olduğu resmi listedir.

• Özellikleri: Odaların, bölmelerin ve yatak durumunun planlı olarak gösterildiği belgedir. Düzenleme tarihi, mükellef bilgileri, oda numaraları, müşterilerin adı-soyadı ve oda ücretleri yer alır. İşletmede her an denetime hazır bulundurulur.

• Ek Faaliyetler: Konaklama tesislerindeki talih oyunları ve jetonlu makineler için müşterilere jeton satışında fatura veya ödeme kaydedici cihaz fişi verilir; dereceye giren ikramiyeler veya iade jetonlar için gider pusulası düzenlenir.

7. Adisyon

Hizmet işletmelerinde (lokanta, gazino, bar, kafeterya vb.) sunulan hizmetin ve emtianın cins ve miktarını göstermek amacıyla düzenlenen belgedir.

• Zorunlu Olduğu Yerler: Alkollü içki servisi yapılan tüm lokanta ve eğlence yerleri, 1. sınıf lokantalar, tarihi veya özel belgeli yeme-içme tesisleri ile karayolu üzerindeki hizmet tesislerinde adisyon kullanımı zorunludur.

• Kullanım Şekli: Müşteriden sipariş alınırken derhal düzenlenir ve masaya bırakılır. Yeni siparişler adisyona eklenir. Hizmet sonunda hesap bu adisyona göre tahsil edilir. Adisyonla birlikte müşteriye derhal fatura veya perakende satış fişi kesilerek birinci nüshası ile teslim edilir.

• İçerik: Mükellefin adı-soyadı/unvanı, iş adresi, vergi dairesi, hesap numarası, hizmetin ve malın cinsi, miktarı, düzenleme tarihi ve saati yer alır.

8. Muhabere Evrakı ve Diğer Belgeler

• Muhabere Evrakı: Tüccarların ticari işlemleri nedeniyle yazdıkları ve aldıkları mektup, telgraf, hesap hülasası gibi tüm yazışmalardır. Gider yazılan haberleşme masraflarının ispatı için dosyalanıp saklanması zorunludur.

• Diğer Hukuki Belgeler: Sözleşmeler (mukavelenameler), kefaletnameler, mahkeme ilamları, ihbarnameler, karar örnekleri ve vergi makbuzları gibi bir hakkın ispatında delil olabilecek tüm hukuki ve resmi evraklar mükellefler tarafından yasal sürelerince muhafaza edilmek zorundadır.