Muhasebenin Temel Taşı: Muhasebe Belgeleri ve Belgeleme İlkeleri

Muhasebenin temel ilkelerinden biri olan tarafsızlık ve belgelendirme kavramı, muhasebe kayıtlarının gerçekleşen durumu tam olarak yansıtan, usulüne uygun şekilde düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılmasını zorunlu kılar. Kayıtlarda ön yargısız ve tarafsız davranmanın ilkesel şartı, her işlemin ispat edilebilir bir dayanağının bulunmasıdır.

Bu çerçevede muhasebe belgesi; gerçekleşen mali bir işlemi kişi, yer, zaman, nitelik ve nicelik yönlerinden saptayan, doğrulayan ve kanıtlayan yazılı bir nesne olarak tanımlanır. Muhasebede belgenin bulunmadığı yerde süreç son bulur. Belge, hesap kayıtları arasındaki organik bağı kuran en temel unsurdur.

Belge Türleri: Doğal ve Yapay Belgeler

İşletmelerdeki mali nitelikli iş akışlarının belgelenmesinde iki temel belge grubu kullanılır:

1. Doğal Belgeler (Dış Belgeler)

İşletmenin dış çevresiyle (müşteriler, tedarikçiler, resmi kurumlar vb.) olan mali ilişkilerini yürütmek amacıyla düzenlenen belgelerdir.

• Yasal Zorunluluk: Biçimsel şartları ve taşıması gereken hususlar kanun hükümleriyle açıkça belirlenmiştir. Kanuni şartları taşımayan belgenin doğal niteliği kaybolur.

• Suret Sayısı: Karşılıklı ilişki dolayısıyla iki tarafı da ilgilendirdiği ve her iki tarafça da kaydedildiği için en az iki suret olarak düzenlenmesi şarttır.

2. Yapay Belgeler (İç Belgeler)

İşletmenin kendi bünyesinde gerçekleşen iç süreçlerin, departmanlar arası mali hareketlerin takibi ve kontrolü amacıyla genellikle isteğe bağlı olarak düzenlenen belgelerdir.

Muhasebe Belgelerinin Yasal Dayanağı

Muhasebe defterlerine yapılan her kaydın finansal bilgi kullanıcılarına karşı ispat edici özelliğe sahip objektif bir belgeye dayanması hukuki bir zorunluluktur. Ülkemizde muhasebe belgeleri ve düzenlenme koşulları başlıca şu yasal mevzuatlar çerçevesinde yürütülür:

• Vergi Usul Kanunu (VUK)

• Türk Ticaret Kanunu (TTK)

• Sermaye Piyasası Mevzuatı